У каждого из нас много разных дел, но своевременно выполнять все намеченное умеет не каждый. Большинство из нас сетуют на то, что в сутках всего 24 часа и их недостаточно для того, чтобы сделать все запланированное. Мы не можем добавить в сутки лишний час, но в наших силах научиться составлять реальные планы на день и рационально распоряжаться своим временем. О том, как научиться все успевать, рассказывает психолог, бизнес-тренер и семейный системный арт-терапевт Ольга Заводилина.

Статья из газеты "ЛекОбоз" 

Если вам регулярно не хватает времени для выполнения всех намеченных дел, это означает, что вы планируете свой день недостаточно эффективно. Научиться жить и работать так, чтобы все успевать, помогут следующие советы.

Совет первый: записывайте свои задачи

Начните ежедневно в мельчайших подробностях записывать все свои задачи и дела, которые вы планируете сделать в этот день. Такой список можно составлять накануне вечером или в начале дня. Внесите в него буквально все, включая уборку кровати и утренний туалет. В течение дня за каждую выполненную задачу ставьте
себе плюс, а вечером подведите итог: какое количество задач было запланировано, сколько из них было сделано, а сколько так и остались невыполненными.

Такие записи нужно вести на протяжении рабочей недели. В конце недели нужно подвести итог и посмотреть, сколько в среднем задач вам удается выполнить за день, сколько и какие именно задачи регулярно остаются невыполненными или переносятся на следующий день. Такой самоанализ поможет эффективнее решить проблему дефицита времени.

Совет второй: составляйте реальные планы

Посмотрите свои записи еще раз и подсчитайте, сколько в среднем задач вы планировали на день и сколько из них выполнили. Это будет реальная картина ваших возможностей. Необходимо понимать, что день ваш не резиновый, поэтому далеко не всегда удается в течение дня сделать все, что вам хотелось бы. Поэтому начните смотреть на реальность адекватно: если вы успеваете решить за день в среднем не более 15 задач, не следует составлять план из 25 пунктов – вы все равно не сможете сделать все запланированное, при этом невыполненные задачи будут переходить в план следующего дня и еще больше усугублять ситуацию.

Не перегружайте себя и не ставьте перед собой заоблачные цели: научитесь составлять реальные планы и полностью выполнять намеченное. Чтобы планы стали реалистичными, составьте список тех дел, которые вы хотите сделать за день, и подсчитайте, сколько всего их получилось. Если вы успеваете выполнить за день в среднем только 15 задач, а в списке их получилось больше, выберите из этого списка 15 самых важных на этот день дел, а остальные вычеркните.

Совет третий: начните делегировать часть своих задач

Главная причина неуспевания часто кроется в том, что человек не ценит свое время и свою жизнь – для него важнее какие-то внешние факторы. Поэтому он начинает взваливать на себя огромный груз чужих задач и обязанностей таких, которые он делает для кого-то, чтобы доказать свою нужность. Такая неосознанная потребность делать много дел для других людей приводит к тому, что вы не замечаете, например, что ребенок уже подрос и может сам собрать свой портфель, и не задумываетесь над тем, что муж может сам убрать свою одежду в шкаф или сдать вещи в химчистку.

Спросите себя, почему вы регулярно не выполняете какие-то задачи, и кто вам может в этом помочь? На самом деле вы можете распределить часть своих задач и поручить их кому-то из близких – у вас всегда есть помощники, вы просто ими не пользуетесь: дети могут убрать за собой посуду после еды, муж может загрузить белье в стиральную машину и т. п. Если вы привыкли делать все сами, нужно научиться перераспределять свои задачи и делегировать часть дел другим людям. Проанализируйте свои записи. Посмотрите, какие задачи вы можете переложить на других людей, и попросите их это сделать. Такое перераспределение поможет вам эффективнее планировать свой день.

Но в этом может быть проблема. Если окружающие привыкли к тому, что какие-то дела за них делаете вы, поменять ситуацию будет довольно сложно, и для этого потребуется немало терпения. Когда вы начнете передавать своим помощникам некоторые задачи, у вас может появиться ощущение, что из-за этого вас перестанут любить или окружающие будут на вас сердиться. В этом есть доля правды, потому что на первом этапе сердиться на вас они действительно будут! Когда человек привык к тому, что за него что-то делают другие, ему не захочется менять сложившийся порядок. Но если вы действительно хотите научиться все успевать, придется сказать себе: стоп!

Пришло время менять ситуацию и делегировать часть задач другим. Дети подрастают – они тоже могут помогать по хозяйству, и очень важно их к этому привлекать. Чтобы такие изменения прошли менее болезненно, нужно их спокойно обсудить и научить других людей выполнять то, что вы хотите им перепоручить.

Совет четвертый: расставляйте приоритеты

Важно каждый день отслеживать то, что необходимо делать в первую очередь, и выполнять намеченное в порядке приоритета. Посмотрите список своих задач на день и разделите их на четыре части: важные и срочные, срочные, менее срочные и менее важные. В первую очередь выполняйте самые важные и срочные дела, затем переходите к срочным, а все остальные делайте в последнюю очередь.

Совет пятый: выполняйте намеченные дела качественно

Лучше сделать за день меньше дел, но хорошо, чем сделать много, но плохо или так, что потом придется их переделывать. Если вы будете выполнять намеченные дела качественно, в итоге для них потребуется меньше времени.

Совет шестой: научитесь не терять времени

Люди очень часто теряют время зря и даже не замечают этого. Показатель пустой траты времени – суета и тревожность, которые проявляются в следующих признаках: если человек без всякой причины начинает слишком часто проверять свою почту или заходить в социальные сети, если он начинает чаще обычного курить, пить чай, перекусывать или ходить в туалет. Отследив у себя эти признаки, скажите себе: стоп! Спросите себя, что для вас важнее делать прямо сейчас – пить чай или что-то другое? Постарайтесь не убегать от важных дел, даже если вам не очень хочется их делать.

Но здесь тоже могут быть скрытые проблемы: возможно, вы откладываете свои дела потому, что вас что-то пугает или тревожит? Или вы боитесь, что не справитесь с этими задачами? Постарайтесь разобраться и понять, что именно вызывает у вас тревогу, и почему вы никак не можете приступить к важному делу. Если вы не сможете самостоятельно понять причину своей тревожности, можно обратиться за помощью к психологу.

Совет седьмой: большую задачу делите на части

Если вы никак не можете приступить к выполнению задачи, потому что боитесь с ней не справиться, это означает, что вы взялись за слишком большую задачу. В этом случае нужно разделить ее на несколько мелких частей и начинать выполнять их по очереди – можно сначала приступить к тем частям, которые вам кажутся самыми легкими. Важно отмечать свои успехи на каждом этапе: после выполнения каждой следующей части большой задачи похвалите себя или даже поощрите (например, чашкой чая с конфетой), а затем приступайте к следующему этапу. Разбивка большой задачи на несколько мелких частей поможет преодолеть сомнения в собственных силах и существенно ускорит работу.