Август по традиции – время массовых отпусков, в том числе и для работников-фармацевтов. По указанной причине в этот период прибавляется хлопот – и организационных, и бумажных – у тех, кто непосредственно отвечает за «проводы» отпускников: кадровиков и бухгалтеров. Как известно, от ошибок в работе, особенно в условиях предотпускного цейтнота, никто не застрахован. В этой связи – ряд практических советов о том, как «обустроить» предстоящие отпуска своих коллег правильно.

Предоставление работникам очередных оплачиваемых отпусков осуществляется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем (его представителем в лице руководителя фармацевтической организации) не позднее 18 декабря (часть первая статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации). Замечательно, если так оно и есть в вашей организации. Если же графика отпусков нет, то – и в этом состоит наша первая рекомендация – его нужно срочно составить и утвердить хотя бы на оставшуюся часть календарного года: тем самым вы убережете себя и коллег по отделу кадров (бухгалтерии) от дезорганизации в работе с отпускниками, а заодно, быть может, и от предписания надзорных органов, проверяющих соблюдение работодателем норм трудового права (в части организации предоставления отпусков).

Впрочем, и наличие утвержденного графика отпусков не освобождает кадровика и бухгалтера (зачастую – в одном лице) от решения трех нестандартных задач:

1) предоставление отпусков работникам, по каким-то причинам не включенным в график;

2) предоставление работникам перенесенных или отложенных (в том числе с позапрошлого года) отпусков;

3) уведомление о начале предстоящего отпуска работников, по тем или иным причинам отсутствующих на работе.

*          *          *

Начнем с последнего. Каждый будущий отпускник должен быть уведомлен о дате начала отпуска не позднее, чем за две недели до этой даты (там же, часть третья). Подчеркнем, такое уведомление – отнюдь не формальность. Лицо, ответственное за предоставление отпуска, обязано уведомить работника-отпускника письменно, персонально, под роспись. Несоблюдение этих требований чревато неприятностями как для ответственного за уведомление, так и для работника-отпускника, который, по неведению, может... забыть об отпуске.

Из этого вытекает наша вторая рекомендация:

Уведомлять о предстоящем отпуске обязательно всех работников, включенных в график (о не включенных в него – чуть ниже), в том числе – выделим – и тех, кто на запланированную дату уведомления отсутствует на рабочем месте: находится в командировке, на больничном, и т.п.¹

*          *          *

Особым образом следует позаботиться и о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работникам, которым по уважительным причинам не предоставлялся аналогичный отпуск за предыдущий календарный год. Для кадровика-бухгалтера – будем считать это нашей третьей рекомендацией – здесь важно следующее:

«пропущенный» отпуск должен быть – подчеркнем это – предоставлен работнику в течение не более 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который такой отпуск должен быть предоставлен, в том числе и не одновременно (см. ниже) с отпуском за текущий год;

работнику, использующему в текущем календарном году основной оплачиваемый отпуск и за текущий год, и за предшествующий, с согласия этого работника может быть выплачена денежная компенсация за часть отпуска, превышающую его суммарную продолжительность в 28 календарных дней (часть вторая статьи 126 Трудового кодекса Российской Федерации)². Такая выплата в общем случае производится на основании письменного заявления работника, которое должно быть рассмотрено работодателем с учетом действующих сроков оплаты отпуска (не позднее чем за три дня до его начала, статья 136 Трудового кодекса Российской Федерации).

*          *          *

Четвертая рекомендация касается работников, о которых в графике отпусков не упоминается – это, преимущественно, те, кто поступил на работу уже после утверждения графика отпусков. Между прочим, такие работники есть едва ли не в каждой организации, что не в последнюю очередь объясняется пресловутой «текучкой» персонала.

Работников-новичков, в свою очередь, можно разделить на тех, кто имеет право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска до истечения шестимесячного периода непрерывной работы в организации (часть третья статьи 122 Трудового кодекса Российской Федерации), и тех, кто реализует свое право на отпуск не ранее истечения упомянутого шестимесячного периода.

На практике, как понимают читатели, сложнее всего организовать предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков именно тем работникам, которые в силу закона вправе уйти в отпуск чуть ли не на следующий день после приема на работу, причем отказать им в реализации права на отпуск работодатель не может. Речь идет, в частности, о беременных в период, предшествующий отпуску по беременности и родам, и непосредственно после его окончания, о несовершеннолетних работниках, и др. Указанным лицам ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется с получением от них соответствующих письменных заявлений (и с приложением документов, подтверждающих право соответствующих лиц на предоставление отпуска), но рассматриваться и удовлетворяться такие заявления должны исходя из действующих сроков оплаты отпуска и, конечно, с учетом продолжительности времени, необходимого кадровику и бухгалтеру для документирования факта предоставления отпуска³.

Работникам, право на отпуск у которых возникает только по истечении шестимесячного периода непрерывной работы в организации и принятым на работу в первом полугодии, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на основании письменного заявления. Но, поскольку сроки предоставления отпусков таким работникам действующим графиком отпусков не установлены, они определяются по соглашению между работником и работодателем. Этим же соглашением, кстати, может быть предусмотрено и предоставление работнику лишь той части отпуска, продолжительность которой пропорциональна фактически отработанному работником времени (но не менее 14 календарных дней, статья 125 Трудового кодекса Российской Федерации).

Что касается работников, принятых на работу начиная с 1 июля текущего года¸ то им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в соответствии со сроками, предусмотренными графиком отпусков на следующий (предстоящий) календарный год.

*          *          *

Заключительная, пятая рекомендация касается особенностей предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работникам-фармацевтам, которые по окончании отпуска решили сменить место работы, то есть проще говоря, уволиться. Основная особенность – в том, что одновременно с предоставлением отпуска кадровик-бухгалтер должен позаботиться и о производстве правильного расчета с увольняющимся работником, включая расчет размера компенсации за неиспользованный ранее отпуск.

И здесь, как принято говорить в подобных случаях, возможны варианты. Наиболее хлопотный – тот, в соответствии с которым работник подает заявление об увольнении по собственному желанию... во время отпуска. По общему правилу (статья 127 Трудового кодекса Российской Федерации) последним днем работы является последний день отпуска, предоставленного работнику. Но, напомним, заявление об увольнении по инициативе работника-отпускника рассматривается и удовлетворяется работодателем с учетом действующих сроков предупреждения об увольнении (статья 80 Трудового кодекса Российской Федерации)⁴.

Гораздо чаще, впрочем, работник, намеревающийся уволиться, ставит об этом в известность работодателя до предоставления полагающегося отпуска. Право отозвать заявление об увольнении в этом случае сохраняется за работником до дня начала отпуска, но лишь при условии, что вместо него на работу не был приглашен к этому моменту другой работник.

____________

(продолжение следует)

¹ Уведомлять отсутствующих работников допустимо, например, посредством обыкновенной или электронной почты (способ уведомления в таких случаях может устанавливаться локальным нормативным актом работодателя).

² О ситуациях, не допускающих замену, см. там же, часть вторая.

³ Такие сроки могут определяться действующими у работодателя локальными нормативными актами.

⁴ См. в этой связи статью "Трудовой договор с фармацевтом", опубликованную нашим порталом 29 июля с.г.