Идеальная аптека в глазах потребителя – та, в которой при любом запросе ему предложат необходимый товар. Регулярные отказы покупателям по причине отсутствия той или иной позиции ассортимента могут существенно подпортить репутацию организации, создав имидж «аптеки, в которой ничего нет». Поэтому работа с дефектурой – одна из важнейших частей деятельности специалистов, занимающихся закупками товаров в аптечных организациях.

Расширение и углубление ассортимента, а также увеличение товарных запасов может положительно повлиять на имидж, превратив организацию в «аптеку, в которой есть всё». Но всегда ли оправдана такая политика, не ведет ли она к затовариванию и, в результате, к снижению прибыли? С другой стороны, аптека – организация, товары, предложенные в которой обладают резко выраженным сезонным спросом. Например, противопростудные лекарства, слабо востребованные летом, с наступлением осени резко набирают популярность у пациентов. И заранее сделать запас товаров прогнозируемого спроса будет разумно и оправданно.

Круговорот денег в бизнесе

Разумеется, чем быстрее товар превратится в деньги, тем выгоднее работать любой торговой организации, которой является и аптека. Например, товар с высокой оборачиваемостью и средней, или даже низкой торговой наценкой может в итоге принести бóльшую прибыль, чем высокомаржинальный товар с низкой оборачиваемостью.

Оборачиваемость товара – это период (в днях) за который реализуется средний запас лекарственного препарата или другого товара аптечного ассортимента. Современные компьютерные программы, установленные во многих аптеках, позволяют без труда анализировать этот параметр. Чем короче период оборачиваемости, тем она выше.

Оборачиваемость также можно учитывать в разах. Это количество раз реализации товара за анализируемый период времени.

Сравнивать по оборачиваемости можно только товары одной категории. К примеру, мы можем сравнить оборачиваемость одного нестероидного противовоспалительного препарата с другим, и, при необходимости, исключить из ассортимента тот, оборачиваемость которого ниже. Некорректно сравнивать, к примеру, оборачиваемость анальгетика с изделием из компрессионного трикотажа. Это товары из различных категорий и оборачиваемость их несопоставима.

Слишком хорошо – тоже плохо

Оборачиваемость товарных запасов в аптеке не имеет утвержденных или общепринятых норм. Наиболее оптимальные цифры можно определить в результате анализа в каждом конкретном случае. Высокая оборачиваемость той или иной позиции аптечного ассортимента – это в целом хорошо и говорит о подвижности активов аптеки. Однако слишком высокий показатель оборачиваемости может говорить о дефиците товара. Например, оборачиваемость препарата составляет 3 дня, а поставщик осуществляет поставки 1 раз в 7 дней. В данном случае имеет смысл увеличить количество закупаемых упаковок лекарственного средства минимум вдвое.

Слишком маленький запас лекарственных средств ведёт к тому, что аптека работает на грани дефицита, а значит, ведёт к неудовлетворённому спросу (что равно потере прибыли), к риску потери покупателей и неоправданно высоким расходам на оперативное пополнение запасов. Вы начинаете снижать размер заказа — растут расходы на заказ, транспортировку и обработку товаров.

Очевидно, что необходим баланс между товарными запасами, необходимыми для качественного и максимально полного лекарственного обеспечения потребителей, при этом желательно избегать такого явления, как излишки товарных запасов на складах аптек.

Что-то пошло не так...

Следует реагировать и принимать меры, как только обнаруживается какая-то негативная тенденция: например, рост запасов опережает рост продаж, или одновременно с ростом продаж снизилась оборачиваемость запасов. Тогда нужно оценить все товары внутри категории (возможно, какие-то отдельные наименования закупаются с избытком) и принять взвешенные решения: искать новых поставщиков, способных обеспечить более короткие сроки поставки; стимулировать продажи товара, обучить фармацевтических специалистов консультировать покупателей по данному товару; исключить неизвестные бренды...

Все это нужно делать вовремя, так как «залежавшиеся» аптечные товары очень скоро – за период от полугода (многие вакцины) до трёх лет – станут непригодными к дальнейшей реализации в результате истечения срока годности.

Вообще, списание лекарственных средств и других товаров аптечного ассортимента, реализовать которые не удалось, и срок годности их истёк — одна из наиболее существенных статей, влияющих на рентабельность аптечной организации. Причём со списания расходы только начинаются. Просроченные товары до передачи на уничтожение нужно маркировать и хранить отдельно, занимая часть помещений для хранения, а это ещё дополнительные траты. И сама процедура уничтожения требует оплаты, тем большей, чем больше упаковок необходимо уничтожить.

Аптеке со всех сторон выгодно, чтобы списывать и уничтожать было нечего. Идеальный вариант – полное отсутствие товаров с истекшим сроком годности. Достичь идеала практически невозможно, однако минимизировать количество «просрочки» вполне по силам коллективу аптеки при слаженной работе всех сотрудников.

Реагируем вовремя

Покупатель не хочет приобретать товар с исходящим сроком годности. И если у него есть выбор – приобрести препарат, до окончания срока годности которого остался месяц-два, или шесть-восемь месяцев, то нетрудно догадаться, что последний вариант будет гораздо предпочтительнее. Поэтому минимум за полгода до окончания срока годности товара аптечного ассортимента, а лучше ещё раньше (конкретная дата должна быть обозначена в стандартной операционной процедуре, регламентирующей работу с товарами с подходящим сроком годности) нужно принимать меры, которые помогут осуществить своевременную его реализацию.

Перераспределение ассортимента

В различных подразделениях одной аптечной сети могут одни и те же товары пользоваться спросом совершенно по-разному. И если в одних аптеках, к примеру, «аптечная косметика» идёт на ура, то в других она стоит мёртвым грузом, рискуя со временем стать просроченным товаром на десятки тысяч рублей. Здесь очень важна роль руководителя – вовремя оценить ситуацию и переместить невостребованный ассортимент в другую торговую точку, где шансов реализовать его гораздо больше. Желательно это делать не за три месяца до окончания срока годности, и даже не за полгода, а раньше, примерно за год до этой даты.

Стимулируем продажи

Нередки случаи отрицательной мотивации, применяемой со стороны руководителя аптеки по отношению к подчинённым. Речь о том, когда просроченный товар настоятельно рекомендуют оплатить сотрудникам, которые не смогли его реализовать. Это достаточно спорный метод, вызывающий недовольство фармацевтов и провизоров. Нередко выкупать приходится товары, которые были оприходованы в аптеке намного раньше, чем сотрудник устроился на работу в компанию, и возможность реализовать их вовремя у него отсутствовала.

Метод сотрудничества коллег при решении проблемы сроков может быть гораздо более эффективен. Анализ обычно ложится на плечи заведующего или его заместителя. Современные компьютерные программы, установленные в подавляющем большинстве городских аптек, позволяют за несколько кликов полностью выявить товары, которые плохо продаются. Не нужно пересматривать каждую упаковку на полках, как это было не так давно, при наличии хорошего программного обеспечения. В итоге формируется список товаров «группы риска списания», с перечнем в обязательном порядке знакомятся все коллеги. Причём еженедельно желательно список корректировать и вновь знакомить коллектив с отредактированным вариантом. Положительная мотивация в виде премии за реализованный товар из списка тоже внесёт свою лепту в стимулирование продаж.

Предлагаем по МНН

Бывает, что залежавшийся товар – лекарственное средство малоизвестного производителя, некогда приобретённое в немыслимых количествах уже, возможно, уволенным менеджером по закупкам. Если это лекарство отпускается без рецепта, то у первостольников есть шанс уменьшить его количество, предлагая его в качестве дополнительной продажи. В случае рецептурного лекарства шансы продать его значительно ниже. Отпуск возможен, если предлагать данное лекарство одним из первых при назначении врача препарата с аналогичным составом активных компонентов. Имеет смысл донести это до каждого первостольника, и уже через небольшой промежуток времени результат будет налицо.

В целом, рецепт профилактики затоваренности аптеки несложен. Главное, определить круг товаров-аутсайдеров и выяснить, чем вызвана плохая оборачиваемость отдельного наименования или ассортиментной группы — излишними запасами или плохими продажами. Если проблема в продажах, нужно их стимулировать, и это вполне реализуемо. Если проблема в избыточном запасе, не надо завозить товар огромными партиями.

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter